Airtable 自动化

通过视图、自动化、集成和跨平台工作流自动化 Airtable 数据库。基于 n8n 的 Airtable 集成模板。

概述

此技能涵盖：

• 数据库设计和视图
• 内置自动化
• n8n 集成工作流
• 公式和汇总设计
• 报告和仪表板

数据库设计

数据库结构模板

base: "项目管理"

tables:
  Projects:
    fields:
      - Name: 单行文本（主键）
      - Status: 单选 [规划中, 进行中, 暂停, 已完成]
      - Priority: 单选 [P0, P1, P2, P3]
      - Owner: 协作者
      - Start Date: 日期
      - Due Date: 日期
      - Budget: 货币
      - Tasks: 关联记录（任务表）
      - Progress: 汇总（任务表.状态，COUNTIF(已完成)/COUNT）
      - Days Remaining: 公式（DATETIME_DIFF(Due Date, TODAY(), 'days')）
      
  Tasks:
    fields:
      - Task Name: 单行文本（主键）
      - Project: 关联记录（项目表）
      - Status: 单选 [待办, 进行中, 审核中, 已完成]
      - Assignee: 协作者
      - Due Date: 日期
      - Hours Estimated: 数字
      - Hours Actual: 数字
      - Attachments: 附件
      
  Team:
    fields:
      - Name: 单行文本（主键）
      - Email: 邮箱
      - Role: 单选 [产品经理, 开发工程师, 设计师, 测试工程师]
      - Current Projects: 关联记录（项目表）
      - Capacity: 数字（小时/周）
      - Utilization: 汇总（从任务表计算）

视图配置

views:
  Projects:
    - Grid: 所有项目
        fields: [名称, 状态, 负责人, 截止日期, 进度]
        sort: 截止日期（升序）
        
    - Kanban: 按状态分组
        group_by: 状态
        card_fields: [名称, 负责人, 截止日期]
        
    - Calendar: 时间线
        date_field: 截止日期
        
    - Gallery: 项目卡片
        cover: 附件
        
  Tasks:
    - Grid: 我的任务
        filter: 负责人 = {当前用户}
        sort: 截止日期
        
    - Kanban: 冲刺看板
        group_by: 状态
        
    - Calendar: 任务日历
        date_field: 截止日期

自动化

Airtable 内置自动化

automation_1:
  name: "新任务通知"
  trigger:
    when: 创建记录时
    table: 任务表
  actions:
    - send_slack:
        channel: "#project-updates"
        message: |
          📋 新任务已创建！
          任务：{Task Name}
          项目：{Project}
          负责人：{Assignee}
          截止：{Due Date}

automation_2:
  name: "逾期任务提醒"
  trigger:
    when: 记录符合条件时
    table: 任务表
    conditions:
      - Status: 不等于 "已完成"
      - Due Date: 早于今天
  actions:
    - send_email:
        to: "{Assignee.email}"
        subject: "⚠️ 逾期任务：{Task Name}"
        body: "您的任务 '{Task Name}' 已于 {Due Date} 逾期。"
    - update_record:
        field: 状态
        value: "已逾期"

automation_3:
  name: "项目完成"
  trigger:
    when: 记录更新时
    table: 项目表
    field: 进度
    condition: 等于 100%
  actions:
    - update_record:
        field: 状态
        value: "已完成"
    - send_slack:
        channel: "#wins"
        message: "🎉 项目 '{Name}' 已完成！"

n8n 集成工作流

workflow: "表单到 Airtable 再到 CRM"

trigger: typeform 提交

steps:
  1. create_airtable_record:
      base: "潜在客户"
      table: "联系人"
      fields:
        Name: "{form.name}"
        Email: "{form.email}"
        Company: "{form.company}"
        Source: "网站表单"
        Created: "{timestamp}"
        
  2. enrich_data:
      clearbit: 邮箱查询
      update_record:
        Company Size: "{clearbit.company_size}"
        Industry: "{clearbit.industry}"
        
  3. sync_to_hubspot:
      create_contact:
        email: "{email}"
        properties: 来自 Airtable 的数据
        
  4. notify_sales:
      slack:
        channel: "#new-leads"
        message: "新线索：{Name} 来自 {Company}"

公式参考

常用公式

formulas:
  days_until_due:
    formula: "DATETIME_DIFF({Due Date}, TODAY(), 'days')"
    output: 数字
    
  is_overdue:
    formula: "IF(AND({Status}!='已完成', {Due Date}<TODAY()), '是', '否')"
    output: 文本
    
  full_name:
    formula: "CONCATENATE({First Name}, ' ', {Last Name})"
    output: 文本
    
  progress_bar:
    formula: |
      REPT('▓', ROUND({Progress}/10, 0)) & 
      REPT('░', 10-ROUND({Progress}/10, 0)) & 
      ' ' & ROUND({Progress}, 0) & '%'
    output: 文本（可视化进度）
    
  status_emoji:
    formula: |
      SWITCH({Status},
        '待办', '⬜',
        '进行中', '🔵',
        '审核中', '🟡',
        '已完成', '✅',
        '❓'
      )
    output: 文本
    
  workdays_remaining:
    formula: "WORKDAY_DIFF(TODAY(), {Due Date})"
    output: 数字
    
  quarter:
    formula: |
      'Q' & CEILING(MONTH({Date})/3) & ' ' & YEAR({Date})
    output: 文本

汇总示例

rollups:
  task_count:
    linked_field: 任务表
    aggregation: COUNT(values)
    
  total_hours:
    linked_field: 任务表
    rollup_field: 预估工时
    aggregation: SUM(values)
    
  completion_rate:
    linked_field: 任务表
    rollup_field: 状态
    aggregation: |
      COUNTALL(IF(values='已完成', 1)) / COUNT(values) * 100
      
  average_rating:
    linked_field: 评价表
    rollup_field: 评分
    aggregation: AVERAGE(values)

集成模式

Airtable + Slack

slack_integration:
  new_record_notification:
    trigger: 创建记录时
    action: 发布到频道
    template: |
      *新 {Table} 记录*
      {Field1}: {value1}
      {Field2}: {value2}
      <{record_url}|在 Airtable 中查看>
      
  daily_digest:
    schedule: "工作日早上9点"
    query: 今天截止的记录
    action: 发布摘要
    
  slash_command:
    command: /airtable-add
    action: 从 Slack 创建记录

Airtable + 日历

calendar_sync:
  airtable_to_google:
    trigger: 创建带日期的记录时
    action: 创建日历事件
    mapping:
      title: "{Name}"
      start: "{Date}"
      description: "{Notes}"
      
  google_to_airtable:
    trigger: 创建日历事件时
    action: 创建 Airtable 记录
    mapping:
      Name: "{event.title}"
      Date: "{event.start}"
      Type: "会议"

Airtable + Zapier/n8n

multi_step_workflow:
  name: "线索处理流水线"
  
  trigger:
    platform: airtable
    event: 新记录
    table: 原始线索
    
  steps:
    - enrich:
        service: clearbit
        input: 邮箱
        output: 公司数据
        
    - score:
        service: AI 评分
        criteria: [公司规模, 行业, 职位]
        output: 线索评分
        
    - route:
        condition: 线索评分
        high: 分配给销售
        medium: 加入培育列表
        low: 标记为冷线索
        
    - update_airtable:
        table: 合格线索
        fields: [富化数据, 评分, 分配]
        
    - notify:
        if: 高分线索
        slack: 私信销售代表

报告模板

周状态报告

report_automation:
  schedule: "周五下午5点"
  
  queries:
    completed_this_week:
      table: 任务表
      filter: 
        - Status: 已完成
        - Completed Date: 本周
        
    in_progress:
      table: 任务表
      filter:
        - Status: 进行中
        
    overdue:
      table: 任务表
      filter:
        - Status: 不等于 已完成
        - Due Date: 早于今天
        
  output:
    format: markdown
    destination: [slack, 邮箱]
    template: |
      # 周状态报告 - {week}
      
      ## 本周已完成 ({completed_count})
      {completed_list}
      
      ## 进行中 ({in_progress_count})
      {in_progress_list}
      
      ## 逾期 ({overdue_count}) ⚠️
      {overdue_list}
      
      ## 指标
      - 完成率: {rate}%
      - 按时交付率: {on_time}%

仪表板视图

dashboard:
  name: "项目仪表板"
  
  widgets:
    - summary_bar:
        metrics:
          - Total Projects: COUNT(Projects)
          - Active: COUNT(Status='进行中')
          - At Risk: COUNT(Days Remaining < 7)
          
    - progress_chart:
        type: 条形图
        data: 按状态分组的项目
        
    - upcoming_deadlines:
        type: 列表
        query: 截止日期在未来14天内的项目
        sort: 截止日期升序
        limit: 10
        
    - team_utilization:
        type: 水平条形图
        data: 按任务数量分组的团队成员

输出示例

请求：”为内容营销设计一个 Airtable 数据库”

输出：

# 内容营销数据库

## 数据表

### 1. 内容日历
| 字段 | 类型 | 用途 |
|-------|------|---------|
| 标题 | 文本 | 内容标题 |
| 状态 | 单选 | 想法 → 草稿 → 审核 → 已发布 |
| 类型 | 单选 | 博客、视频、社交媒体、邮件 |
| 作者 | 协作者 | 指派作者 |
| 发布日期 | 日期 | 目标发布日期 |
| 发布平台 | 多选 | 博客、领英、推特 |
| 关键词 | 多选 | SEO 关键词 |
| 表现数据 | 链接 | → 分析表 |

### 2. 分析表
| 字段 | 类型 | 用途 |
|-------|------|---------|
| 内容 | 链接 | → 内容日历 |
| 浏览量 | 数字 | 页面浏览量 |
| 互动数 | 数字 | 点赞 + 评论数 |
| 转化数 | 数字 | 点击的 CTA 数 |
| 日期 | 日期 | 测量日期 |

## 自动化

**1. 新内容创意**

触发器：创建记录时
操作：发送 Slack 消息到 #content-ideas

**2. 准备审核**

触发器：状态 → 审核中
操作：邮件通知编辑 + 设置截止日期

**3. 已发布**

触发器：状态 → 已发布
操作：

• 发布到社交媒体调度器
• 添加分析跟踪行
• 在 Slack 中庆祝 🎉

## 视图
- 📅 日历视图（按发布日期）
- 📊 看板视图（按状态）
- 👤 我的内容（按作者筛选）
- 📈 表现仪表板

Airtable 自动化技能 – Claude 办公技能套件的一部分